TRAINING PURCHASING PROCEDURE
Selain memastikan proses pembelian berjalan sesuai alur, prosedur purchasing juga perlu memperhatikan aspek authorization, segregation of duties, supplier qualification, documentation, transparency, compliance, dan pengendalian biaya. Dengan prosedur yang terstandardisasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi risiko kesalahan dalam proses pembelian.
Latar Belakang
Purchasing merupakan salah satu aktivitas penting dalam operasional perusahaan karena berperan dalam memastikan ketersediaan barang, material, jasa, dan kebutuhan operasional sesuai spesifikasi, jumlah, kualitas, harga, dan waktu yang telah ditentukan. Agar aktivitas pembelian dapat berjalan secara efektif, perusahaan membutuhkan prosedur purchasing yang jelas, terstruktur, dan mudah diterapkan.
Proses purchasing yang tidak memiliki prosedur yang baik dapat menimbulkan berbagai permasalahan seperti pembelian yang tidak sesuai kebutuhan, keterlambatan pengadaan, kesalahan spesifikasi, harga pembelian yang tidak optimal, supplier yang tidak memenuhi persyaratan, pembelian tanpa otorisasi, hingga risiko fraud dan konflik kepentingan.
Purchasing Procedure menjadi pedoman bagi seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, Purchase Requisition (PR), supplier sourcing, Request for Quotation (RFQ), quotation evaluation, approval, Purchase Order (PO), hingga penerimaan barang dan penyelesaian administrasi pembayaran..
Perkembangan teknologi juga mendorong perusahaan untuk menerapkan e-procurement, digital approval, electronic Purchase Order, vendor database, purchasing information system, dan automated purchasing workflow. Penerapan sistem tersebut membutuhkan prosedur yang terintegrasi agar setiap transaksi dapat ditelusuri dan dikendalikan.
Training Purchasing Procedure dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif mengenai prosedur, tahapan, dokumen, pengendalian, dan praktik terbaik dalam aktivitas purchasing. Peserta akan mempelajari purchasing workflow, purchasing documentation, supplier selection, quotation analysis, approval process, Purchase Order, receiving process, payment coordination, hingga purchasing control.
Melalui kombinasi teori, studi kasus, simulasi, diskusi, dan workshop, pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan kompetensi peserta dalam menjalankan dan mengembangkan prosedur purchasing secara sistematis, efisien, transparan, terdokumentasi, dan terkendali.
Tujuan
Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan mampu:
- Memahami konsep dasar Purchasing Procedure.
- Memahami fungsi dan tujuan prosedur purchasing.
- Memahami purchasing workflow secara menyeluruh.
- Mengidentifikasi kebutuhan pembelian secara tepat.
- Memahami proses Purchase Requisition.
- Memahami proses supplier sourcing dan supplier selection.
- Menyusun Request for Quotation.
- Melakukan evaluasi quotation supplier.
- Memahami proses approval pembelian.
- Menyusun dan mengelola Purchase Order.
- Memahami proses penerimaan barang dan jasa.
- Memahami koordinasi purchasing dengan warehouse dan finance.
- Memahami purchasing documentation.
- Memahami authorization dan segregation of duties.
- Mengidentifikasi risiko dalam proses purchasing.
- Memahami pengendalian fraud dan conflict of interest.
- Memahami penerapan e-procurement.
- Melakukan monitoring purchasing process.
- Mengukur efektivitas purchasing menggunakan KPI.
- Menyusun Purchasing Procedure Improvement Plan.
Peserta yang Direkomendasikan
Pelatihan ini dirancang bagi para profesional yang terlibat dalam proses pembelian, procurement, supplier management, finance, warehouse, dan pengendalian internal, antara lain:
Purchasing Manager:
Yang bertanggung jawab terhadap kebijakan, prosedur, pengendalian, dan keseluruhan aktivitas purchasing.
Purchasing Officer & Buyer:
Yang melaksanakan proses pembelian mulai dari kebutuhan hingga penerbitan Purchase Order.
Purchasing Supervisor:
Yang mengawasi pelaksanaan prosedur purchasing dan memastikan setiap transaksi sesuai ketentuan.
Procurement Personnel:
Yang terlibat dalam sourcing, vendor selection, quotation evaluation, dan proses pengadaan.
Procurement Manager:
Yang mengelola sistem dan prosedur pengadaan secara strategis.
Vendor Management Personnel:
Yang menangani registrasi, evaluasi, monitoring, dan pengembangan supplier.
Supply Chain Personnel:
Yang mengkoordinasikan purchasing dengan supplier, inventory, warehouse, dan logistics.
Warehouse Personnel:
Yang terlibat dalam proses receiving, inspection, dan pencatatan barang yang dibeli.
Finance & Accounting Personnel:
Yang menangani invoice verification, payment process, dan pengendalian transaksi purchasing.
Cost Control Personnel:
Yang melakukan monitoring purchasing budget dan pengendalian biaya pengadaan.
Internal Auditor:
Yang melakukan evaluasi terhadap kepatuhan prosedur, internal control, dan risiko purchasing.
Compliance Personnel:
Yang memastikan aktivitas purchasing berjalan sesuai policy dan ketentuan organisasi.
Contract & Commercial Personnel:
Yang menangani aspek komersial, kontrak, terms and conditions, dan administrasi pengadaan.
Operations & Production Personnel:
Yang membutuhkan pemahaman purchasing procedure untuk memastikan kebutuhan operasional dan produksi terpenuhi.
Management & Decision Maker:
Yang bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengambilan keputusan terkait purchasing dan procurement.
Metode Training
Pelatihan menggunakan pendekatan pembelajaran interaktif dan aplikatif melalui:
Interactive Presentation:
Pemaparan konsep Purchasing Procedure, workflow, documentation, approval, supplier management, dan purchasing control.
Case Study:
Analisis kasus kesalahan purchasing, unauthorized purchase, supplier delay, quotation yang tidak kompetitif, dan ketidaksesuaian prosedur.
Purchasing Process Mapping:
Latihan memetakan alur purchasing mulai dari Purchase Requisition hingga pembayaran.
Document Preparation Workshop:
Latihan membuat dan mengevaluasi dokumen seperti PR, RFQ, quotation comparison, Purchase Order, receiving report, dan purchasing checklist.
Supplier Evaluation Exercise:
Latihan melakukan supplier qualification, vendor comparison, dan supplier selection berdasarkan kriteria teknis dan komersial.
Negotiation Simulation:
Simulasi proses negosiasi dengan supplier terkait harga, volume, delivery, payment terms, dan persyaratan pembelian.
Purchasing Control Workshop:
Latihan mengidentifikasi risiko, approval point, segregation of duties, dan control mechanism dalam purchasing process.
Group Discussion:
Diskusi mengenai permasalahan prosedur purchasing yang sering terjadi dan strategi meningkatkan efektivitas serta kepatuhan proses.
Durasi
Pelatihan dilaksanakan selama 2 hari atau dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan maupun institusi.
Lokasi Pelatihan
Pelatihan tersedia dalam format:
- Online Training
- Offline Training
- In House Training
dengan lokasi pelaksanaan di Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Bali, serta kota-kota lainnya di Indonesia.
Penutup
Purchasing Procedure yang jelas dan terstruktur merupakan salah satu fondasi penting dalam memastikan proses pembelian berjalan efektif, transparan, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan. Prosedur yang baik membantu perusahaan mengurangi kesalahan, mempercepat proses pengadaan, meningkatkan pengendalian biaya, serta mengurangi risiko purchasing dan supplier.
Melalui Training Purchasing Procedure, peserta akan memperoleh pengetahuan dan keterampilan praktis mengenai Purchasing Fundamentals, Purchase Requisition, Supplier Sourcing, Vendor Selection, RFQ, Quotation Evaluation, Negotiation, Purchase Order, Contract Administration, Receiving & Payment Coordination, Purchasing Control, hingga Digital Purchasing.
Dengan kompetensi tersebut, peserta diharapkan mampu memahami dan menjalankan alur purchasing secara tepat, memastikan setiap transaksi memperoleh otorisasi yang sesuai, mengelola dokumen secara lengkap, melakukan evaluasi supplier secara objektif, serta meningkatkan efektivitas dan kepatuhan terhadap prosedur purchasing.
Segera daftarkan perwakilan Purchasing Manager, Purchasing Officer, Buyer, Purchasing Supervisor, Procurement Personnel, Procurement Manager, Vendor Management, Supply Chain Personnel, Warehouse Personnel, Finance & Accounting, Cost Control, Internal Auditor, Compliance Personnel, maupun Management di organisasi Anda untuk mengikuti pelatihan ini. Untuk informasi pendaftaran, penawaran harga khusus perusahaan, atau permintaan program In-House Training, silakan menghubungi tim layanan pelanggan PAJON Training & Consulting.
